¿Qué es el libro de incidencias de una obra?
El libro de incidencias es el instrumento formal de control y seguimiento del Plan de Seguridad y Salud. El artículo 13 del Real Decreto 1627/1997 dispone que exista en cada centro de trabajo al que resulte aplicable el PSS, con hojas por duplicado y debidamente habilitado. Su finalidad no es registrar cualquier hecho diario de la obra, sino dejar constancia de observaciones relacionadas con el cumplimiento y seguimiento preventivo.
El libro de incidencias no es el libro de órdenes, el libro de subcontratación ni un parte de accidentes. Cada documento responde a una obligación distinta. Tampoco sustituye actas de coordinación, informes de visita, permisos de trabajo o registros de entrega. Una organización documental clara evita que las instrucciones preventivas queden dispersas o se utilice el libro para asuntos ajenos a su finalidad.
El libro lo facilita el colegio profesional al que pertenece el técnico que ha aprobado el PSS. En obras de las Administraciones públicas lo facilita la oficina de supervisión de proyectos u órgano equivalente. Debe identificarse con la obra y mantenerse disponible desde el comienzo efectivo de los trabajos.
¿Quién custodia el libro de incidencias y quién puede acceder?
El coordinador de seguridad y salud durante la ejecución mantiene el libro de incidencias en su poder. Cuando no es necesaria la designación de coordinador, la custodia corresponde a la dirección facultativa. En ambos casos, el libro debe permanecer siempre en la obra y estar realmente accesible para las personas habilitadas; guardarlo de forma habitual en un despacho externo contradice esa disponibilidad.
Pueden hacer anotaciones la dirección facultativa, contratistas, subcontratistas, trabajadores autónomos, responsables de prevención de las empresas intervinientes, representantes de los trabajadores y técnicos de las administraciones competentes en seguridad y salud. La anotación debe guardar relación con el control y seguimiento del PSS. Tener acceso no significa poder retirar el libro, alterar anotaciones anteriores o utilizarlo como canal de reclamaciones contractuales.
| Figura | Puede anotar | Papel principal |
|---|---|---|
| Coordinador o dirección facultativa | Sí | Custodia, seguimiento y notificaciones |
| Contratistas, subcontratistas y autónomos | Sí | Observaciones ligadas al PSS y a la ejecución |
| Prevención y representantes de trabajadores | Sí | Control preventivo y participación |
| Órganos técnicos de la Administración | Sí | Actuación dentro de sus competencias |
¿Cómo se redacta una anotación útil?
Una anotación útil identifica la fecha, el tajo, la empresa afectada, el hecho observado y la medida que debe adoptarse. Debe distinguir si se trata de una observación nueva o de la reiteración de una advertencia anterior. Las frases genéricas, sin localización ni destinatario, dificultan el seguimiento y pueden generar interpretaciones contradictorias.
Cuando la observación exige cambiar un procedimiento previsto en el Plan de Seguridad y Salud, la anotación no aprueba por sí sola una modificación. El contratista debe preparar la adaptación necesaria y someterla a la aprobación expresa correspondiente antes de aplicarla cuando el cambio afecta al PSS. La trazabilidad debe conectar observación, respuesta, fecha de corrección y comprobación posterior.
- Describir el hecho comprobable, sin valoraciones personales innecesarias.
- Identificar empresa, zona, fase y medida afectada.
- Fijar una actuación o requerimiento comprensible.
- Indicar si reitera una advertencia anterior.
- Documentar después la subsanación o decisión adoptada.
¿Todas las anotaciones se envían a la Inspección de Trabajo?
No todas las anotaciones se remiten automáticamente a la Inspección de Trabajo. La redacción consolidada del artículo 13.4 exige que toda anotación se notifique al contratista afectado y a sus representantes de los trabajadores. La copia debe enviarse a la Inspección en el plazo de veinticuatro horas cuando la anotación recoge el incumplimiento de advertencias u observaciones previamente anotadas o cuando se produce la paralización prevista en el artículo 14.
Esta precisión es relevante porque todavía circulan resúmenes basados en la redacción inicial de 1997, que imponía una remisión más amplia. El Real Decreto 1109/2007 modificó el apartado 4. Por ello, antes de establecer un procedimiento interno conviene consultar el texto consolidado y no una copia antigua del real decreto.
Si existe riesgo grave e inminente, el coordinador o una persona integrada en la dirección facultativa puede disponer la paralización del tajo o de la obra. Quien la ordena debe comunicarla a la Inspección, a contratistas y subcontratistas afectados y a los representantes de sus trabajadores. La urgencia de proteger a las personas prevalece sobre el trámite documental.
¿Cómo integrar el libro en el seguimiento preventivo?
El libro de incidencias funciona mejor dentro de un sistema de seguimiento que incluya visitas, reuniones, control de versiones del PSS y cierre de acciones. El coordinador puede mantener registros auxiliares para asuntos que no requieren anotación formal, siempre que esos registros no oculten incumplimientos ni sustituyan las actuaciones exigidas por la norma.
Conviene acordar desde el inicio dónde se conserva, cómo se garantiza el acceso, quién recibe las notificaciones y cómo se prueba la fecha de entrega. La gestión digital de actas puede complementar el libro habilitado, pero no debe confundirse con él si la herramienta utilizada no cumple los requisitos aplicables.
Este contenido está revisado en agosto de 2026 y tiene finalidad informativa. Una anotación concreta puede producir efectos preventivos, laborales o contractuales, por lo que debe valorarse atendiendo al hecho observado y a la situación real de la obra.